Hvordan arbeider vi?

Mikalsen ITS har utviklet en egen arbeidsmetodikk for at våre prosjekt alltid skal gå på skinner! Den er hovedsaklig basert på at alt må gå fort, være fleksibelt og uten byråkrati. Vi satser på små utviklingssteg der vi gjør tilgjengelig deler av det ferdige produktet i etapper. Slik kan kunden fange opp eventuelle feil, få nye ideer, rette opp misforståelser eller rett og slett skifte mening underveis, uten at hele prosjektet stanses av den grunn.

For spesielt interesserte gjør vi en rask  presentasjon av prosessen her:

Figuren viser at det finnes flere etapper og at hver etappe er delt inn i faser. Hver fase representerer en type arbeid som normalt må utføres i en etappe. Ved slutten av hver etappe ferdiggjøres en del av prosjektet før neste etappe påbegynnes.

I alle faser forsøker vi å holde mengden med dokumenter nede på et absolutt lavnivå for å kunne arbeide raskere, mer fleksibelt og mer effektivt. Dette er noe av grunnen til at vi ikke kan benytte mange av de alternative velprøvde prosessene som finnes: de er for byråkratiske for vår type prosjekter. Det finnes andre fleksible prosesser som har som prinsipp å generere små mengder dokumenter, men de er oftest for vage og lite spesifikke til å kunne benyttes i forskjellige typer prosjekter. Derfor, for å ha et fast utgangspunkt for alle våre prosjekter, spesifiserte vi vår egen arbeidsmetode. Her finner en spor av diverse skoler, for eksempel RAD, RUP og Spiralmodellen.

Under følger en beskrivelse av de forskjellige elementene i figuren over.

Først kommer forarbeidene som definerer prosjektets natur:

•  Avdekke behov
  • Det foretas en analyse av bedriftens behov av representanter fra begge sider. Tiltak eller komponenter som kan implementeres blir foreslått av begge parter ut fra bedriftens unike egenskaper.
    
  • Resultat: et uformelt dokument med en enkel oversikt over bedriftens behov.
• Definere makrospesifikasjoner
  • En makro-analyse av de diverse tiltak eller komponenter som er foreslått implementert blir gjennomført. Her kan en forkaste elementer fra forrige fase som eventuelt viser seg å være unødvendige. Også denne fasen utføres i samarbeid mellom kunden og oss og resulterer i foreløpige rammevilkår for et eventuelt prosjekt.
    
  • Resultat: et  formelt og strukturert dokument som inneholder generelle spesifikasjoner for den totale løsningen som er foreslått.
• Forhandlinger
  
  • I denne fasen utarbeider vi de økonomiske vilkårene for prosjektet. Dette diskuteres deretter med kunden, nødvendige endringer av de generelle spesifikasjonene blir foretatt og en kontrakt blir underskrevet dersom vi kommer til enighet.
    
  • Resultat: en kontrakt og eventuelt en ny versjon av dokumentet fra forrige fase.

Til nå har vi gjort forarbeider der god interaksjonen med kunde er ekstremt viktig for at prosjektet skal lykkes. Nå starter etappejobbingen, og kunden blir involvert i de ulike fasene i varierende grad:

• Planlegging
  • Hver etappe av et kontraktfestet prosjekt begynner med detaljert planlegging av den inneværende etappen. Meningen er at hver etappe skal produsere et delresultat, der hvert av disse er definert i kontrakten. Planleggingsfasen har som mål å gå gjennom de generelle spesifikasjonene for den inneværende fasen og planlegge ut fra det. Dersom kunde ønsker endringer av prosjektets generelle spesifikasjoner, evalueres dette fortløpende i denne fasen av hver etappe. Kunde deltar i større eller mindre grad, avhengig av prosjektets kompleksitet.
  • Resultat: detaljerte planer for utførelsen av etappen og eventuelle tillegg til kontrakten og endringer av de generelle spesifikasjonene.
• Definere mikro-spesifikasjoner
  • Her utarbeides en mikro-analyse av hvert enkelt av elementene som skal fullføres i den aktuelle etappen av prosjektet. Dette innebærer å detaljere makro-analysen for de respektive elementene som ble kontraktfestet. I prinsippet må alt som faller utenfor den originale makro-analysen gjennom en forhandlingsrunde dersom ikke noe annet er fastsatt i kontrakten. Kunde deltar i større eller mindre grad, avhengig av prosjektets kompleksitet.
    
  • Resultat: et detaljert dokument med spesifikasjoner for de elementene som skal implementeres i den inneværende etappen. 
• Utarbeide modeller
  • Modelleringsarbeid er viktig for å strukturere implementeringsfasen og luke ut eventuelle spørsmål som kan ha blitt glemt fra forrige fase. Dette er et arbeid hvor kunden kan bli konsultert i forretningsmessige spørsmål, mens vi tar oss av alt det tekniske.
    
  • Resultat: modeller som i utgangspunktet ikke blir gjort tilgjengelige for kunden.
• Implementere
  • Implementeringen er der vi ferdigstiller det som er nødvendig for at kunden skal kunne dra nytte av vårt arbeid.
    
  • Resultat: et foreløpig nettsted, intranett, diverse dokumentmaler, deler av en applikasjon, deler av et nettsted, osv.
• Teste og gjøre resultatet tilgjengelig
  • Det gjennomføres en serie med tester sammen med kunden for å fjerne eventuelle feil. Etter at testene er gjennomført gjør vi produktet tilgjengelig for kunden.
    
  • Resultat: samme som i forrige fase, men denne gangen slik at kunden kan begynne å benytte de ferdigstilte elementene i reelle situasjoner.

Når vi etter nok etapper har kommet frem til et ferdig produkt kan vi sluttføre prosjektet. Dette gjøres i to faser:

• Opplæring
  • Vi lærer opp nøkkelpersoner på bruken av produktet vi leverte til kunden. Opplæringen kan i enkelte tilfeller også være en del av hver etappe, men da oftest i mindre skala.
    
  • Resultat: kunden får kompetanse til å effektivt bruke den anskaffede løsningen.
    
• Oppfølging
  
  • Med oppfølging mener vi periodisk kontakt med kunden for å løse eventuelle problemer eller utbedre irritasjonsmoment som kommer opp gjennom den daglige bruken av det ferdige produktet.
    
  • Resultat: et bedre produkt og økt kundetilfredshet.
    

Dette er en veiledende og fleksibel modell. For eksempel kan etappene utvides med flere faser dersom det er nødvendig, og dersom en kunde har spisskompetanse innenfor områder som dekkes av et prosjekt kan disse personene integreres tettere i diverse faser. For mindre komplekse og rutinepregede prosjekt vil enkelte faser utgå helt. Vil jobber for å ha fornøyde kunder, derfor må vår arbeidsmåte være fleksibel nok til å kunne tilpasses ethvert spesielt behov.